Goede redenen voor het opstellen van een verzuimprotocol

Als werkgever word je met de regelmaat van de klok geconfronteerd met werknemers die uitvallen wegens ziekte. Sommigen langdurig, anderen slechts voor een korte periode. Wat de duur van het verzuim ook is, het heeft altijd gevolgen voor het bedrijf en voor de collega’s. Het opstellen van een goed verzuimprotocol is dan ook cruciaal in het managen van dit verzuim.

Wat is een verzuimprotocol?

In een dergelijk protocol worden alle regels omtrent ziekte op een duidelijke en niet voor interpretatie vatbare manier vastgelegd. Ieders rechten en plichten worden hierin opgenomen en worden ook duidelijk en open gecommuniceerd. Hoe moet het melden van ziekte gebeuren en bij wie, wat zijn de stappen die de werkgever zet na het ontvangen van een ziekmelding en hoe gebeurt de heropstart van de zieke werknemer, het zijn al enkele van de zaken die in het protocol aan bod komen.

Hoe kun je een verzuimprotocol opstellen?

Voor het opstellen van een duidelijk protocol doe je er als werkgever goed aan samen te zitten met alle betrokken partijen. Niet alleen jij als werkgever, maar ook een vertegenwoordiging van de werknemers, de medewerker van de preventiedienst en de arbeidsgeneesheer kunnen een waardevolle bijdrage hieraan leveren.

De melding

Het spreekt voor zich dat de regels tot het melden van ziekte duidelijk en voor iedereen gelijk moeten zijn. In het protocol leg je vast wanneer de ziekmelding moet gebeuren, bij wie en op welke manier. Zo kun je vermijden dat een werknemer bijvoorbeeld een sms’je stuurt waarvan de inhoud niet tijdig het bedrijf bereikt en waardoor dus de ziekte niet kan opgevangen worden. Pas als de regels van de melding duidelijk vastgelegd en gecommuniceerd zijn, kun je ermee aan de slag als een werknemer deze niet volgt zoals voorzien.

De opvolging

Nog al te vaak zien we dat een werknemer zich ziek meldt om vervolgens tijdens de hele ziekteperiode op geen enkele manier en op geen enkel moment contact te hebben met de werkgever. Dat dit niet het ideale scenario is, spreekt voor zich natuurlijk. Ook tijdens een ziekteperiode doe je er goed aan om het contact te onderhouden. Het stelt je in staat de oorzaak van de uitval te achterhalen en samen met de werknemer te zoeken naar oplossingen die een sneller terugkeer kunnen bewerkstelligen. Als de werknemer merkt dat je als werkgever betrokken bent bij zijn of haar situatie, heb je meer kans dat de duur van het verzuim tot een minimum kan beperkt worden en dat een heropstart kan bespoedigd worden.

De re-integratie

Zeker na langdurige ziekte is het geen goed idee om je werknemer zonder meer te laten heropstarten. Het is net een goede begeleiding en ondersteuning hierin die ervoor zal zorgen dat je werknemer op een goede manier terug aan de slag kan en dat een nieuwe uitval zoveel mogelijk kan vermeden worden. Het is pas als een goed re-integratietraject wordt opgesteld dat de kans op een duurzame heropstart in de hand kan gewerkt worden en dat een nieuwe uitval in de mate van het mogelijke kan vermeden worden. Zowel jij als je werknemer hebben hier uiteraard alle belang bij.