Wat gebeurt er binnen een bedrijf als een collega langere tijd uitvalt?

Soms gebeurt het dat een collega een paar dagen afwezig is en dan kan deze afwezigheid over het algemeen gemakkelijk opgepakt worden door teamleden. Duurt de afwezigheid weken of maanden? Dan wordt dat een ander verhaal. Zeker binnen een klein team kan langdurige uitval daardoor behoorlijk wat aanpassingen vragen. In dit artikel bespreken we wat er binnen een bedrijf gebeurt als een collega langere tijd uitvalt. 

Bepaal welke werkzaamheden door moeten gaan

Niet iedere taak van een afwezige medewerker hoeft direct door iemand anders te worden overgenomen. Begin daarom met het maken van een overzicht. Welke werkzaamheden kunnen niet wachten en welke kunnen tijdelijk worden uitgesteld? Denk bijvoorbeeld aan lopende klantafspraken, betalingen, bestellingen of werkzaamheden met een vaste deadline. Het is goed om hierin prioriteiten te stellen, want zo voorkom je dat de volledige lading werk op het bord van een collega terechtkomt.

Verdeel het werk niet zomaar over het team

Het lijkt logisch om het werk van een afwezige collega over de rest van het team te verdelen. Voor een korte periode kan dat prima werken. Deze oplossing kan echter voor extra werkdruk zorgen als de afwezigheid langdurig is. Kijk daarom hoeveel ruimte collega’s daadwerkelijk hebben. Misschien kunnen bepaalde werkzaamheden tijdelijk anders worden georganiseerd of kan een deel worden uitbesteed. Bij langdurige afwezigheid kan ook tijdelijke vervanging een mogelijkheid zijn.

Zorg dat belangrijke informatie bereikbaar is

Langdurige uitval maakt snel duidelijk hoeveel kennis soms bij één persoon ligt. Een medewerker kan bijvoorbeeld als enige weten welke afspraken met een klant zijn gemaakt of hoe een bepaalde taak wordt uitgevoerd. Het helpt als belangrijke informatie goed wordt vastgelegd. Denk aan actuele projectinformatie, werkinstructies en contactgegevens die op een centrale plek toegankelijk zijn voor de juiste collega’s. Daarbij hoeft niet iedereen toegang te hebben tot alle informatie. Zeker bij persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsinformatie blijft het belangrijk om rekening te houden met toegangsrechten.

Houd klanten waar nodig op de hoogte

Heeft de afwezige medewerker veel rechtstreeks contact met klanten of leveranciers? Zorg dan dat duidelijk is wie dat contact tijdelijk overneemt. Een klant hoeft daarbij niet te weten waarom iemand afwezig is. Een korte mededeling dat een andere collega voorlopig het aanspreekpunt is, is meestal voldoende. Zo weet de klant bij wie vragen terechtkunnen en voorkom je dat berichten langere tijd onbeantwoord blijven.

Langdurige ziekte heeft ook een financiële kant

Ontstaat de afwezigheid door ziekte? Dan krijgt een werkgever daarnaast te maken met verplichtingen rondom loondoorbetaling en re-integratie. Tegelijkertijd kunnen er kosten ontstaan voor tijdelijke vervanging. Werkgevers kunnen een deel van het financiële risico van ziekte verzekeren. In dit artikel lees je hoe een verzuimverzekering werkt en zo kun je inzichtelijk krijgen of zo’n verzekering interessant kan zijn voor jouw bedrijf.